Pareto, Murphy, Laborit, Illich, Douglas, Parkinson ... Voici 12 lois du temps à savoir pour être beaucoup plus efficace au travail.
1. Loi de Murphy
« Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner »
Bien connue, cette loi stipule que si quelque chose peut mal tourner, il est certain que cela va mal. En d'autres termes, attendez-vous toujours au pire.
Pour l'éviter, il n'y a pas de solution miracle, il suffit de considérer que cela pourrait mal tourner et de prendre des mesures préventives en conséquence: c'est l'anticipation qui est la clé. Vous devez être capable d'envisager avec succès le pire des scénarios, pour pouvoir y faire face rapidement si cela se produit.
2. Loi de Pareto
« 80% des effets sont le produit de 20% des causes »
Dans de nombreux domaines, 80% des résultats obtenus proviennent de seulement 20% des travaux fournis. En d'autres termes, une grande partie de l'effort ne produit qu'une petite partie des résultats.
Il est important de pouvoir identifier ces 20% qui fonctionnent vraiment, d'investir le plus possible et d'augmenter la productivité. Cela permet également de réduire le temps consacré à des tâches moins importantes.
3. Loi de Carlson
« Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »
Le travail effectué en une seule fois sera fini plus rapidement que le travail interrompu au fil du temps. Les interruptions affectent la productivité et prolongent les travaux qui pourraient être terminés plus rapidement.
La meilleure façon d'éviter de perdre du temps à travailler est de vous isoler et de ne pas vous laisser distraire avant qu'il ne soit complètement terminé. Mais cette loi doit être contrebalancée par celle d'Illich: dans certains cas, les pauses peuvent aussi empêcher l'accumulation de fatigue.
4. Loi de Hofstadter
« Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter »
Lors de la réalisation d'un projet, il arrive très souvent d'être confronté à des imprévus. D'origines diverses et variées, ces imprévus font perdre du temps. Même en tenant compte du fait qu'un projet peut être en retard, le projet peut prendre encore plus de temps si d'autres événements imprévus supplémentaires surviennent.
Pour surmonter ces retards potentiels, la loi de Hofstadter conseille de prévoir des délais plus longs que nécessaire. Veillez à ne pas vous donner des délais trop longs, car cela peut parfois aussi être contre-productif (voir loi de Parkinson).
5. Loi de Parkinson
« Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »
Plus vous vous donnez de temps pour faire un travail, plus vous avez tendance à le faire lentement. Il est également tentant d'utiliser le temps consacré aux potentiels imprévus, mais c'est dangereux car comme indiqué, ce temps supplémentaire est destiné à être utilisé uniquement en cas d'imprévu.
La solution est de fixer des délais relativement serrés, créant parfois même un sentiment d'urgence pour renforcer notre capacité à travailler et gagner en productivité. Attention cependant à l'inattendu! (voir la loi de Hofstadter)
6. Loi de Douglas
« Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires »
Il est tentant d'utiliser tout l'espace dont vous disposez pour répartir vos affaires, mais vous vous retrouvez confus et perdu en productivité. En d'autres termes, plus un bureau est perturbé, moins nous serons productifs.
Pas de solution miracle, le stockage est la meilleure arme pour lutter contre la loi de Douglas. Les meilleurs conseils pour le son: rangez tous les jours, réduisez l'utilisation de papier - en numérisant des documents, en ayant une poubelle et des objets pour ranger vos affaires, et n'hésitez pas à vous débarrasser des objets inutilisés.
7. Loi d’Illich
« Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voire atteindre des valeurs négatives »
La fatigue et le travail continu nuisent à notre concentration et nous rendent moins productifs si nous ne nous reposons pas suffisamment. En d'autres termes, notre productivité diminue à mesure que nous travaillons. La fatigue peut nous conduire à faire des erreurs, ce qui pourrait potentiellement perdre du temps sur le projet.
Pour rester productif au fil du temps, il est important de prendre des pauses régulières et de faire notre travail le plus important tôt dans la journée, pour être efficace. Les pauses devraient être utiles, cependant, et ne devraient pas être abusées. (voir la loi de Carlson)
8. Loi de Brooks
« Ajouter des personnes à un projet en retard accroît son retard »
La plupart des tâches d'un projet ne sont pas divisibles et ne peuvent pas être exécutées par plus d'une personne à la fois. Il ne sert donc à rien d'affecter plusieurs personnes à la même tâche, car le temps de communication requis risque d'être contre-productif.
L'idéal est, le plus souvent, de garder l'équipe au même nombre, du début à la fin d'un projet, même s'il prend du retard. L'affectation de personnes supplémentaires risque de compliquer la mise en œuvre du projet. L'exemple le plus éloquent est: "Neuf femmes ne peuvent pas avoir de bébé en un mois". Ou celui-ci: «mobiliser 15 personnes pour cuire un œuf ne permettra pas de servir l'œuf 15 fois plus vite».
9. Loi de Fraisse
« 1 heure n’est pas toujours égale à 1 heure »
Bien que la valeur du temps ne change pas selon l'activité, nous avons l'impression que le temps passe plus ou moins vite selon les situations auxquelles nous sommes confrontés. Nous avons naturellement tendance à privilégier les tâches que nous aimons faire, à reporter, voire à abandonner celles que nous aimons moins. Il est encore nécessaire de les accomplir.
Le plus important est de trouver un équilibre entre les tâches qui sont appréciées et celles que l'on aime moins. Dans la mesure du possible, la délégation de tâches augmente la productivité.
10. Loi Swoboda-Fliess-Teltscher
« Il existe chez les êtres humains des rythmes biologiques qui influencent directement notre productivité »
Notre corps est soumis à un rythme biologique qui varie en fonction: des saisons, de la météo, de la nourriture ou de l'heure de la journée. Tous ces facteurs influencent indirectement notre fatigue et notre concentration, et donc font varier notre productivité.
Chaque personne a son propre rythme, et il est important de le trouver, afin de pouvoir profiter au maximum de ses moments optimaux de productivité. Une fois que nous savons quels facteurs influencent réellement notre productivité, nous pouvons optimiser pour être dans les meilleures conditions de travail.
11. Loi de Kotter
« Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats »
En d'autres termes, si un changement montre immédiatement un succès, c'est un bon changement. Nous devons viser de bons résultats à court terme. Destinée à l'origine à des actions politiques, cette loi se retrouve souvent dans la gestion des environnements difficiles et de crise.
Dans une situation compliquée, il est nécessaire d'obtenir des résultats immédiats pour sortir au plus vite de la crise. C’est pour cette raison que toute action entreprise doit être menée afin d’obtenir des résultats rapides, pour permettre le lancement de l’action suivante le plus rapidement possible.
12. Loi de Laborit
« Nous avons tendance à chercher la satisfaction immédiate et fuir le stress »
Cette loi indique que nous cherchons en priorité à réaliser les tâches qui nous plaisent, car elles nous donnent une satisfaction rapide, voire immédiate.
Pour lutter contre ce phénomène, nous devons plutôt nous attaquer à des tâches difficiles en début de journée, lorsque notre concentration est au maximum. Cela évitera d'abandonner des tâches moins appréciées. Comme pour la loi Swoboda-Fliess-Teltscher, si des tâches moins souhaitées peuvent être déléguées, cela doit être fait.